Guide du CFO pour automatiser les clôtures mensuelles
Introduction
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Le processus de clôture mensuelle peut souvent s'avérer chronophage et fastidieux, dans un univers financier en constante évolution.
Alors que les organisations se développent, les opérations financières gagnent en complexité. La demande de rapports financiers et non financiers efficaces, précis et opportuns n'a jamais été aussi importante. Dans le passé, les équipes financières s'appuyaient sur des processus de reporting complexes en se basant sur des sources de données disparates, des systèmes cloisonnés et des outils fragmentés.
Les défis actuels des clôtures mensuelles
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Les avantages de l'automatisation des clôtures mensuelles
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Premièrement, l'automatisation est un sujet d'importance pour les organisations depuis la Révolution industrielle, lorsque le développement de machines a remis en cause les modèles manuels traditionnels. Transposer l'automatisation aux processus financiers, dont les clôtures mensuelles, s'est imposé comme une priorité pour les leaders financiers ambitieux. Ces leaders recherchent des moyens de mieux soutenir leurs entreprises et d'avoir un réel impact sur les performances globales.
Réfléchissez au temps que vous et votre équipe passez à copier-coller manuellement des informations réparties entre plusieurs sources et outils fragmentés. Comparez-le ensuite au temps passé à analyser les résultats et à aider vos collaborateurs dans leur travail quotidien.
En fin de compte… pourquoi automatiser ?
Les processus traditionnels de clôture mensuelle incluent diverses étapes clés comme la collecte de données, la validation de données, la conversion de devises, le rapprochement interentreprises et plus encore. La plupart de ces processus sont incontestablement complexes.
Les outils en libre-service de reporting et d'analyse de OneStream
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Choisir une bonne solution est à la base d'une automatisation réussie.
Les fonctionnalités clés du logiciel EPM pour automatiser la clôture mensuelle
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De fait, cette solution doit être capable de soutenir l'organisation dans le temps présent mais également dans le futur. Ce point est vital, puisque des changements organisationnels peuvent intervenir à tout moment.
Cependant, les changements réglementaires font généralement l'objet d'une annonce en amont et peuvent s'avérer conséquents. C'est par exemple le cas des exigences de rapports ESG récemment introduites.
Lors de l'évaluation des options fournies par un logiciel dans le cadre d'une clôture mensuelle, s'assurer qu'il propose les meilleures fonctionnalités disponibles sur le marché est essentiel.
Toutefois, la manière de procéder, d'implémenter la solution, d'inclure les utilisateurs et de les former restent des étapes tout aussi importantes.
Pas convaincu ?
Le résultat ?
Des processus de rapprochement manuel onéreux et des résultats incohérents.
Ces défis ont encore été aggravés par des années de sous-investissement dans la transformation digitale et dans la rationalisation des systèmes. Par conséquent, les équipes financières peinent à remplir leurs fonctions actuelles et à obtenir des positions plus stratégiques au sein de l'entreprise. Les logiciels d'automatisation et d'Entreprise Performance Management (EPM) sont devenus essentiels dans cet environnement.
Ce guide est destiné à aider les CFO et leurs équipes à naviguer les défis inhérents au processus d'automatisation des clôtures mensuelles. Nous explorerons les avantages de cette automatisation et listerons de bonnes pratiques d'implémentation pour exploiter au mieux le logiciel EPM et fluidifier les opérations financières. Nous partagerons également quelques cas d'usage de clients satisfaits.
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Succès clients
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L'équipe BDO, menée par la PDG Lynn Calhoun, a choisi OneStream puisque sa solution satisfait ses trois exigences principales : évolutivité, distribution de l'information et intégrité des données.
En somme, OneStream se démarque comme une plateforme capable de gérer de larges volumes de données et de suivre la croissance de BDO. Elle offre également aux dirigeants des informations précises, des tableaux de bord complets et des options de reporting. En combinant plusieurs types de données disparates, OneStream crée une source d'information unique et fiable au service de BDO.
Par ailleurs, OneStream lui permet de réunir ses processus externes, légaux, FP&A et de gestion au sein d'une seule et même plateforme. Elle lui fournit également un cadre pour identifier les différents niveaux de détails entre le budget/les prévisions et le reporting des comptes, les centres de coûts et les départements. Cette capacité, en retour, offre une granularité supplémentaire pour le reporting et la planification à travers plusieurs lignes d'activité, au sein d'une solution basée sur un modèle de données unifié.
BDO tire parti des fonctionnalités de signalisation financières de OneStream pour rapprocher et analyser de larges volumes de données transactionnelles quotidiennes, traitant près de dix millions d'enregistrements chaque nuit. Ces enregistrements sont ensuite transformés en 30 à 40 millions de rangées de données à travers OneStream, puis rendus disponibles aux utilisateurs de BDO via un tableau de bord interactif.
En résumé
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En améliorant la productivité, la précision, la visibilité et la conformité, vous serez en mesure de transformer vos opérations financières et d'obtenir de bien meilleurs résultats.
En tant que CFO, il vous incombe de mener cette transformation et de soutenir l'adoption de l'automatisation au sein de votre équipe financière. Il est possible d'implémenter un logiciel EPM avec succès et de créer un processus de clôture mensuelle plus rationnel, efficace et productif en suivant les conseils et meilleures pratiques exposés dans ce guide.
Ici, nous avons présenté les raisons principales qui font de OneStream un fournisseur de confiance et qui expliquent pourquoi ses services ont été choisis par plus de 1 600 organisations dans le monde.
L'automatisation du processus de clôture mensuelle avec un logiciel EPM est un investissement stratégique qui aura un impact significatif pour votre entreprise.
Introduction
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Les défis actuels des clôtures mensuelles
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Les avantages de l'automatisation des clôtures mensuelles
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Les fonctionnalités clés du logiciel EPM pour automatiser la clôture mensuelle
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De multiples données et devises sont à consolider. Des structures de propriété complexes sont analysées de pair avec des transactions et des soldes interentreprises.
Pourquoi ?
D'autres difficultés, comme les taxes, sont également à prendre en compte. Par ailleurs, avant même que les résultats puissent être transmis en interne et en externe, plusieurs personnes, approbations et validations doivent intervenir.
Le processus de clôture peut donc entraîner les problèmes suivants :
Des systèmes disparates complexes
Des données incohérentes
Des retards
Des risques de conformité
Une visibilité limitée
Intéressons-nous de plus près à chacun des défis listés.
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Des retards
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Une visibilité limitée
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Des données incohérentes
La précision et l'intégrité des données sont fondamentales au processus de clôture mensuelle. En fin de compte, elles garantissent la fiabilité des résultats financiers, leur conformité et leur capacité à être audités. Puisque les données financières proviennent de plusieurs sources et systèmes, comme mentionné plus haut, les données sont sujettes aux erreurs, incohérences et contradictions.
Ce constat est davantage appuyé par l'augmentation constante des exigences relatives aux divulgations et notes, dont les rapports ESG, qui requièrent l'inclusion de données non financières mais malgré tout liées aux chiffres.
Les incohérences et erreurs exercent une importante pression sur les équipes financières, entraînant généralement du stress et des burnouts.
Notions clés
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Le manque de données en temps réel ralentit la prise de décision et la planification.
Notions clés
Une visibilité limitée sur l'état des processus de clôture mensuelle peut accroître les délais et l'incertitude. Les leaders financiers peuvent avoir des difficultés à suivre leurs progressions, identifier les zones problématiques et terminer leurs tâches dans les délais impartis. Ce manque de visibilité et de contrôle peut se traduire par plus d'erreurs et de la précipitation.
Beaucoup d'organisations s'appuient encore sur les feuilles de calcul et les processus manuels lors des clôtures mensuelles.
Plus que fastidieux, les saisies manuelles de données, les calculs, les rapprochements basés sur ces feuilles de calcul et les rapports ponctuels sont aussi prônes aux erreurs humaines.
Ces tâches manuelles entraînent souvent de l'inefficacité, des retards et des inexactitudes, sources de stress supplémentaires lors des clôtures mensuelles.
Les saisies de données manuelles ainsi que les rapprochements sont chronophages, fastidieux et provoquent des erreurs.
Notions clés
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Des risques de conformité
En gérant plusieurs saisies, devises, exigences interentreprises, standards/réglementations locales et mondiales en constante évolution, les équipes financières issues d'organisations complexes font face à encore plus de défis. Malheureusement, la plupart des systèmes de consolidation financière ne sont pas à la hauteur, puisqu'ils n'ont pas été conçus pour gérer un tel niveau de complexité.
Par conséquent, les organisations s'appuyant sur des systèmes anciens forcent les équipes financières à travailler avec des processus manuels, des feuilles de calcul complexes et des pratiques de rapprochement chronophages pour compenser ces systèmes défectueux.
Les processus manuels accroissent le risque de non-conformité des exigences réglementaires.
Notions clés
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Des systèmes disparates complexes
Les équipes financières travaillent souvent avec divers systèmes EPM et outils. Ces trois dernières décennies, la finance a été conditionnée à implémenter des solutions de consolidation et de clôtures de pointe pour les rapprochements de compte, les rapprochements de transactions, les taxes, la planification et les prévisions. Ces solutions ont toutes un niveau de détails différent, des intégrations complexes et des données dupliquées, rendant leur combinaison difficile.
C'est pourquoi unifier ces processus au sein d'une seule et même plateforme réduit la complexité et les efforts investis de manière significative. Cela permet également de mieux aligner les rapports statutaires externes ainsi que les rapports de gestion internes.
La duplication des données et métadonnées entre les systèmes EPM disparates prend du temps, crée de la complexité et entraîne de l'inefficacité lors de la clôture mensuelle.
Notions clés
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Accédez à des données financières précises en temps réel pour améliorer la visibilité des activités financières et opérationnelles, pour permettre aux utilisateurs d'identifier efficacement les actions et décisions à prendre, le tout dans les délais impartis.
Effectuez vos clôtures plus rapidement en identifiant et réduisant les tâches manuelles répétitives, en automatisant tous vos processus au sein d'une seule plateforme et en simplifiant des procédés essentiels, à l'aide de visualisations interactives et de fonctionnalités collaboratives pour gagner en contrôle et en responsabilité.
Limitez les erreurs et garantissez la conformité réglementaire grâce à une prise en charge clé en main pour les régulations locales et mondiales, les rapports standards et les taxes. Ceci permettra de fluidifier les consolidations et les traitements nécessaires à la réalisation de documents financiers fiables.
Précision et conformité
Les avantages de l'automatisation ont un réel impact sur le processus de clôture mensuelle :
Coordonnez et communiquez plus efficacement afin de mieux distribuer la charge de travail et réduire les tâches manuelles. Cette approche permettra de diminuer les besoins en recrutement temporaire lors des périodes d'activité, d'augmenter la cohésion des équipes et de laisser aux collaborateurs l'opportunité de mieux utiliser leurs compétences.
Pour toutes les organisations, même des changements minimes dans ces domaines peuvent faire une grande différence. Réaliser des clôtures financières plus rapidement à l'aide de meilleures données est un signe de leadership, de force et de fiabilité. À leur tour, les entreprises peuvent prendre de meilleures décisions, maximiser les nouvelles opportunités et booster la confiance des investisseurs ou parties prenantes du marché.
Automatisation des rapprochements de comptes
Rapports et analyses avancés
Automatisation des flux de travail
Intégration de données qualitatives
Approche entièrement unifiée
Une solution EPM efficace doit inclure les fonctionnalités suivantes :
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Automatisation des rapprochements de comptes
Le rapprochement manuel des comptes peut s'avérer extrêmement fastidieux et entraîner de la frustration. Dans les faits, les équipes financières ont perdu beaucoup de temps à essayer de rapprocher les soldes, usant souvent d'Excel pour comprendre les différences entre divers détails transactionnels.
L'automatisation de ce processus peut donc améliorer le quotidien des services financiers et leur faire gagner de nombreuses heures de travail.
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Rapports et analyses avancés
Avec une large gamme de fonctionnalités de reporting et d'analyses, une solution unique permet de réduire la dépendance aux feuilles de calcul et aux outils de rapports fragmentés. Elle permet d'augmenter la vitesse, l'échelle et la précision des informations diffusées à travers l'organisation.
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Automatisation des flux de travail
La solution doit également inclure des flux de travail guidés pour simplifier le travail des utilisateurs en les aidant à appréhende les processus de gestion, de vérification, d'analyse, de certification et de verrouillage des données.
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Intégration de données qualitatives
Le logiciel EPM intègre des données issues de diverses sources, dont les systèmes ERP, les systèmes CRM et d'autres outils financiers. Cette intégration crée une seule et même source de données financières fiable. L'automatisation peut réduire le chargement et la manipulation manuelle de données, les processus fastidieux, et offrir un accès aux données plus rapide.
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Approche entièrement unifiée
Avec une plateforme unique basée sur le cloud comme OneStream, toutes les fonctionnalités pour réaliser une clôture sont disponibles en un seul endroit. Cette approche unifiée réduit la complexité inhérente à l'utilisation de plusieurs applications ou instances et simplifie l'analyse des données et processus.
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Examinons de plus près chacune de ces fonctionnalités.
Rapprochement automatisé des transactions
Suivi d'audits et de sécurité
Intelligence artificielle et machine learning
Pour être efficaces, les rapprochements de comptes nécessitent un processus non seulement automatisé mais aussi unifié à la clôture financière. Si les soldes de vérification GL sont chargés sur une seule plateforme lors de la consolidation financière, du reporting et des rapprochements de comptes, les données seront toujours synchronisées. De cette manière, le processus de clôture gagnera en rapidité et en efficacité.
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Rapprochement automatisé des transactions
Un système EPM unifié doit inclure une fonctionnalité automatisée de rapprochement des transactions pour permettre de résoudre les différences et d'accélérer le processus de rapprochement des comptes. Cette option offre la possibilité de faire correspondre des données transactionnelles issues de sources multiples plus rapidement. Puisqu'un tel rapprochement repose sur une approche basée sur des règles, les utilisateurs ont la possibilité de se concentrer sur les exceptions et sur l'efficacité du processus.
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Suivi d'audits et de sécurité
Dans toutes les solutions EPM, un historique exhaustif est essentiel pour la conformité et les audits. Chaque métadonnée et donnée ajoutée, modifiée ou supprimée doit être suivie et enregistrée. Grâce à ces informations, l'utilisateur peut tout savoir sur ces valeurs, avant et après qu'un changement ne soit effectué. L'utilisateur ne peut pas, en revanche, être libre de désactiver les historiques d'audit.
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L'architecture du système peut aussi être construite de façon à ne pas compromettre les performances lorsque des contrôles d'audit sont en cours. Globalement, la solution EPM doit fournir de sérieuses fonctionnalités de sécurité, dont des contrôles d'accès basés sur les rôles et un chiffrement des données. Cette sécurité garantit l'intégrité des données et de la conformité des exigences réglementaires.
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Intelligence artificielle et machine learning
L'IA et le machine learning facilitent le processus de clôture mensuelle en identifiant les modèles récurrents, par exemple de types de données. Ils détectent également les anomalies et prédisent les problèmes potentiels.
Puisque ces technologies peuvent analyser de larges volumes de données financières en temps réel, elles peuvent offrir des informations et recommandations qui amélioreront à leur tour la précision et l'efficacité des processus.
Avec des plateformes financières modernes comme OneStream, l'IA et le machine learning sont mis au service de la finance. Ces technologies sont directement intégrées au cœur de la plateforme, intervenant dans l'ensemble des processus.
Ces fonctionnalités éliminent la nécessité de déplacer des données et de les retirer, ce qui s'avère souvent complexe.
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Les dix étapes suivantes sont essentielles au succès d'une automatisation :
En conjoncture avec ces étapes, commencez par automatiser des aspects spécifiques du processus de clôture mensuelle, puis continuer avec des tâches plus complexes. Cette approche permettra à votre équipe de s'adapter au nouveau système et de réduire les risques de perturbation. Par ailleurs, ne pas assez investir dans leur formation serait une erreur.
Permettez plutôt à votre équipe financière de se former sur le logiciel EPM. Mais ne vous arrêtez pas là : continuez à la former et à l'assister au fur et à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont implémentées.
BDO est une firme américaine offrant des services professionnels d'assurance, de taxes et de conseils pour ses clients multinationaux à travers un réseau mondial composé de plus de 80 000 personnes travaillant dans 1 591 bureaux au sein de 162 pays.
McCain Foods Limited et une multinationale canadienne spécialisée dans la nourriture surgelée. Elle fut fondée en 1957 à Florenceville, New Brunswick, Canada. De nos jours, McCain Foods est une entreprise mondiale composée de 22 000 employés et dont le siège est situé à Toronto. McCain Foods est le plus grand producteur de frites, de produits à base de patates et de hors-d’œuvre surgelés au monde.
L'entreprise est passée de SAP BPC à la plateforme de OneStream pour réaliser sa consolidation financière, ses reporting de gestion et de finance ainsi que la comptabilisation de contrats de location. Cette transition s'est effectuée en seulement sept mois, afin d'être conforme à la date d'implémentation de la norme IFRS 16.
McCain Foods a ainsi pu simplifier ses clôtures mensuelles ainsi que le quotidien de 300 utilisateurs. L'outil SAP BPC autrefois utilisé par l'entreprise requérait une à cinq heures pour charger des données régionales via des fichiers plats, en fonction de la taille de la région. Avec OneStream, ce processus ne prend aujourd'hui que 20 minutes. Sa plateforme traite environ trois millions de données enregistrées par mois. Du point de vue d'un administrateur, OneStream est plus automatisée et facile à utiliser, ce qui s'est traduit par plus d'engagement des contrôleurs se connectant directement dans le système.
Nous apprécions que les flux de travail soient guidés sur OneStream. Cette fonctionnalité nous permet d'assigner des tâches pertinentes aux bonnes équipes et de fournir un résumé visuel de nos exigences mensuelles et trimestrielles. Elle nous permet également de mieux gérer et contrôler la progression de la clôture mensuelle. »
BDO
BDO améliore la distribution de l'information
McCain Food utilise l'automatisation de OneStream pour booster son efficacité
MCCain
Alors n'attendez plus : tournez-vous vers l'automatisation pour faire passer vos opérations financières au prochain niveau. L'avenir de la finance réside dans l'automatisation, et cet avenir commence avec vous.
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Les outils en libre-service de reporting et d'analyse de OneStream
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Succès clients
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En résumé
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Les organisations effectuant de nombreuses transactions, saisissant des données manuellement et utilisant des feuilles de calcul complexes sont donc soumises à des défis supplémentaires en matière de cohérence et d'intégrité. Ces défis engendrent des processus de rapprochement fastidieux et de potentielles erreurs au sein des rapports financiers.
Tous ces défis créent de l'inefficacité, de potentielles inexactitudes dans les rapports financiers et, pire encore, des erreurs de conformité.
Gains en efficacité
De meilleures perspectives sur les données
Une meilleure collaboration
Nous apprécions que les workflows soient guidés sur OneStream. Nos utilisateurs sont à présent très satisfaits, ils sont capables d'absorber les informations à leur façon grâce aux options en libre-service de reporting et tableaux de bord. Celles-ci incluent de nombreuses informations, et pas seulement financières, puisqu'elles concernent la gestion des individus et des clients. »
— Lynn Calhoun
PDG de BDO
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— Katie Sholtbolt
comptable financière chez McCain
Engage Stakeholders:
Involve key stakeholders early in the process and build consensus.
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Sélection d'une technologie adéquate : identifiez les critères qui vont permettront d'opter pour les bons outils ou logiciels d'automatisation.
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Protection des données : traitez la précision et la sécurité des données comme une priorité.
3
Personnalisation et évolutivité : vérifiez la capacité des outils à s'adapter à vos besoins les plus spécifiques.
4
Suivi et mises à jour réguliers : assurez-vous qu'il est possible de facilement mettre à jour le système.
5
Évaluation de vos processus actuels : évaluez vos procédures actuelles de clôture mensuelle pour comprendre quels processus manuels peuvent être automatisés.
6
Définition de vos objectifs et KPI : établissez des objectifs et métriques clairs pour tirer parti de l'automatisation.
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Planification et implémentation : créez un plan d'implémentation étape par étape.
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Formation des équipes et gestion du changement : préparez votre équipe à la transition à l'aide d'une formation poussée.
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Amélioration continue : évaluez régulièrement le processus afin de l'optimiser.
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Un logiciel EPM avancé offre des fonctionnalités d'analyse et de reporting poussées, permettant aux CFO de générer des rapports financiers, tableaux de bord et prévisions détaillés. Avec ce niveau de détails, la prise de décisions et la planification stratégique deviennent plus faciles.
En standardisant les tâches, les approbations ainsi que les notifications, les flux de travail automatisés sont en mesure de rationaliser la clôture mensuelle. Cette rationalisation réduit les difficultés et garantit l'achèvement des clôtures mensuelles dans les délais impartis.
La gestion de la qualité des données financières (FDQM) repose sur une solution unifiée. Pour les organisations, la FDQM est cruciale pour transformer en profondeur les services financiers. Une des exigences clés est d'acquérir 100 % de visibilité sur les rapports et les sources. Toutes les opérations financières et opérationnelles doivent être clairement et facilement consultables.
Le Digital Finance Cloud de OneStream est unique car il est alimenté par une plateforme combinant l'ensemble des consolidations financières, clôtures (rapprochements de comptes, rapprochement des transactions, ESG et taxes), planifications opérationnelles financières et autres, reporting et analyse des processus en une unique solution et un modèle de données.
Implication des parties prenantes : discutez du projet avec les parties prenantes clés dès le début du processus, afin de créer un consensus.
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